（一）证据的收集、保护和举证

1、证据的收集

首先是收集签约方的基本信息。签约方是个人的，应弄清楚其姓名、身份证号码、住址、联系方式，至少要留下该人的身份证复印件;签约人是单位的，应写明单位名称、地址、联系方式、法定代表人或负责人姓名，也要留下该单位的营业执照副本、组织机构代码证等等。

以防在出现欠款纠纷需要起诉或申请仲裁时，出现查无此人或者个人、企业基本信息不明确导致被告、被申请人身份不明或无法送达的情况，为起诉或者仲裁带来麻烦。

其次，关于确定双方债权债务关系存在以及具体数额的证据。这些证据非常关键。《民事诉讼法》第六十四条规定：“当事人对自己提出的主张，有责任提供证据” 。因此，证明民事法律关系据以发生、变更、消灭等事实的证据是十分重要的，也是必要的：如买卖（购销）合同、借款协议、借条、欠条、收发货凭证、买卖双方关于确认债权债务关系存在以及确认具体数额的往来信函、电子邮件等;

第三，还要有证明当事人诉讼主体资格的证据。企业要打官司，证明原告主体资格的材料相对容易收集（一般情况下包括营业执照副本、法人代表身份证明、法人身份证、授权委托书，外地的企业在北京起诉时还要提供组织机构代码证）。被告是个人的，要提供其身份证复印件，假设在北京起诉，如果被告不是北京户籍，还要在北京的暂住证，这样北京法院才有管辖权，否则很可能不予受理；在北京的很多外地人往往不办理暂住证，或者虽已经办理暂住证，暂住证已经注销1年以上了，如果为了诉讼的方便，我一定要在北京起诉应该怎么办呢？我们的做法是找到欠款人，与其签订《还款协议书》约定管辖法院或约定仲裁。2013年1月1日起施行的《民事诉讼法》第三十四条“合同或者其他财产权益纠纷的当事人可以书面协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地等与争议有实际联系的地点的人民法院管辖，但不得违反本法对级别管辖和专属管辖的规定，只要上述与争议案件有实际联系的地点有一个在北京，那么北京法院就有管辖权。大家知道管辖权是很重要的，有时候往往会决定一个案件的成败，决定一笔欠款能否最终追回。假设打官司的时候去债务人所在地法院提起诉讼，有可能存在地方保护主义，债务人有可能会动用地方关系管辖干扰正常的司法活动，到时候债权人就会非常的被动。所以争夺案件的管辖权也是很关键的。

被告是企业的，要提供其营业执照副本或企业查询信息，有的企业可能名称、注册地址等信息已经发生了变更，这种情况就要提供证明其信息变更的相关证据。对于被告是企业的案件，同理约定管辖也是有效的。

2、证据的保护和举证

作为企业法务，有义务提醒业务部门的相关人员，在欠债不还的情形出现后，企业自行催款的过程中，一定要注意留下书面证据，最典型的就是来往电话录音、信函、电子邮件等。

（1）如果电话催款，一定要进行录音，并且尽量能够在电话内容中反映出打电话的时间、债务人的基本信息以及欠款情况。录音完毕后一定对录音的原件及相关的载体进行保存，否则一旦对方对录音的真实性进行鉴定时，如无法提供原件则要承担举证不能的法律后果。

（2）向欠款人发送电子邮件时，最好选择欠款人的企业邮箱，因为只有企业邮箱是实名制的，并且要对重要邮件的证据保全（一般采用公证的方式），因为有的企业邮箱可以对已经发送的邮件进行修改或撤回。这一点应该引起各位法务的重视。

如果欠款人使用的不是企业邮箱，则在纸面的合同中一定要将该邮箱作为欠款人的联系方式进行相关的约定，以防止在诉讼仲裁中，欠款人否则对电子邮件中的关键证据的真实性进行否认。

（3）如果书面证据不充足，需要人证的，最好是证人亲自书写的证词，并且审理时候能够亲自到场作证比较好。如果证人不方便到庭作证，至少也要做一个相关证人证言的公证。对进行公证的证人证言的效力，有的法院是认可的，但有的法院也是不认可的，原因是无法对证人进行询问，也就无法对证人证言的真实性进行充分彻底的指证。